第一章 总则

第一条 为规范公司行政事务管理，提高办事效率，特制定本指引。
第二条 本指引所指行政事务管理包括接待管理、邮件收发管理、公文管理制度、办公用品管理、长途电话和传真管理、办公环境管理制度、派工汇报管理、下载软件及防病毒管理、表格管理、计算机文件保存管理、岗位责任描述的标准、员工素质要求、奖罚制度、保密制度等。
第4条 本指第5条 引作为公司行政管理的基本规范，第6条 相关部门员工必须严格遵守。

第二章 接待管理制度

第四条 员工接待外来宾客应主动、热情、诚恳、礼貌、周到，能够即时解决的问题，不能拖延；不能即时解决的问题，应向访客说明原因，并征求其意见。在接待过程中，不能出现置之不理，态度冷漠、盛气凌人等现象。
第五条 员工接听电话，要用简洁、礼貌、规范普通话“您好！．．．．．．”。
第六条 总台文员接听外线电话的标准用语为“您好，中国烟台网！”或“龙盟公司”，当对方告知分机电话时，说“请稍等！” 。如分机占线，说“对不起，电话占线，是否转接其它分机？” 。接听内线电话的用语为“您好，总台！”。其它内容视情况回答。
第七条 总台文员应熟记本公司工作人员的姓名、职务及分机号码。当宾客来访时，应立刻用电话通知相关接待部门职员；如果需要进入公司，应由该部门职员陪同。对来找高层领导的客人，要问清事先有无预约，及时通知领导或被找领导秘书。访客应佩带访客卡，离去时，将访客卡交还总台。
第八条 总台文员上班须着职业套装，化淡装，提前做好接待工作。
第九条 总台文员应做好每天的工作日志，详细摘录近日内有哪些客人约定来访，客人姓名及来访时间、事由，找公司哪位主管、职员，并提前通知当事人员以做安排。
第十条 总台文员要保持会议室的整洁，早晚各检查一次。会议室开会时，应事先做好准备工作，并主动做好会议服务工作。会议结束后，应立即清理会议室。
第十一条 公司办公区及会议室为无烟区，总台文员应礼貌提醒来访客人将烟灭掉，然后进入办公区。
第十二条 离职人员来访，一般不允许进入公司办公区。特殊情况，须经人事部批准，方可进入指定的工作地点。烟台的地点是有人时的经理室和无人时的接待室。
第十三条 总台文员下班前必须与值班人员做好工作交接。

第三章 邮件收发管理制度

第十四条 公司的所有外来邮件及因公外发的邮件一律由前台负责收发。
第十五条 外发邮件要求
1、 各部门因公需外发的邮件，2、 经办人员应于每天下午15:00以前将邮件送到前台，3、 另填写挂号、平信、EMS登记表。
4、 每天15:30以前，5、 前台应将当日外发的邮件清点，6、 并做好相关的记录，7、 等邮局的专门人员前来收取。
第十六条 所有外来邮件由前台统一发放到收件人手中不论公邮、私邮都应及时处理，对出现拆封或地址不详的情况需及时和邮局联系查明原因。
第十七条 所有外发邮件的相关标准：
EMS只寄山东省外地区，内容限发票、域名证书、合同及方案书。
凡内容重要目的地在省内的邮件一律用挂号信寄出。
公司资料不论远近一律用平信寄出。
如因特殊原因（市场活动或办事处急需）的公司宣传资料经商务总监批准后可采取特殊的快递方式办理。
第十八条 总台文员于每月10日统计各部门上月邮寄费用，报财务部汇总、核算。
第十九条 为维护公司利益，严禁利用公司之便，行私人之利，若有违反制度现象出现，视情况予以罚款。

第四章 公文管理制度

第二十条 用于向相关部门的请示、报告；贯彻执行公司有关要求；发布工作计划、技术规范；表彰、奖惩；批复下级部门的请示、询问、建议等。
第二十一条 总公司公文，由总经办统一管理、备案、签发。由总经办批准签发的文件各分公司、各服务中心、各部门必须认真执行。总公司各部门向全国各分公司下发的各种文件，必须经部门经理签字，由总经办批准、签发。总公司各部门、各服务中心、各分公司之间及各分公司下行发文，须抄报总公司备案。涉及人事、财务、客户资料、公司资产、公司技术档案及其它涉及公司全局性发展的重要文件，须报总公司批准、签发。
第二十二条 公司公文应统一格式、统一编号（见附件），由相关部门打印，经部门经理审核签字，报公司总经理批准定稿后，方能签发。发文的核稿、编号和用印由总经办负责。行文部门应严格按照发文程序办理，同时在网上办公系统中体现出所有流程。
第二十三条 公司收文登记、分发、归档、批办、催办、查办等工作由总经办负责。承办部门和人员应抓紧公文执行，不得推诿、延误，违者视情况予以相应处罚。

第五章 办公用品管理制度

第二十四条 总台根据各部门每月办公用品领用计划及预算，并结合公司库存物品清单，编制办公用品采购计划，经总经理批准后进行采购。
第二十五条 办公用品由总台负责登记入库，统一管理。各部门指定专人负责到总台按领用计划领取办公用品。
第二十六条 总台建立“部门文具用品领用记录表”，每月统计领用情况并报财务部。记录表中的负责人签字必须是各部门负责人本人签字，否则由发出人负责相关责任及费用。

第六章 办公设备、书籍、资料及资产管理制度

第二十七条 部门如需增添办公设备、书籍及资料应先报总台审核，由总台根据公司实际情况作出计划交总经理审批。
第二十八条 总台负责办理办公设备、书籍同客户签定各种协议合同及其它物资的入库手续，对设备进行编号，分类建账，并报财务部备案。
第二十九条 各部门借用办公设备、书籍及资料应填写“借用器材申请表”，由部门经理签字和总台审核后，登记领用。使用完毕后，及时归还。员工在离职或调动时应先在总台办理归还各种物品手续，由总台相关人员确认后，人事部方可办理。
第三十条 物资出库须填写“出库单”，并经总台同意，财务部同意，各分公司批准。
第三十一条 总台每月末要将当月“盘点表”，交财务部、审计部各一份备案。
第三十二条 库房管理要规范、严格，杜绝火灾及物品丢失隐患。

第七章 长途电话和传真管理制度

第三十三条 公司电话主要由各部门自行控制，商务部、客服部、财务部每部开通一部长途，其它部门在总台共享一部长途，所有长途必须接IP方式打电话，如需要部门另设一部传真机连市话线。审计部委派专人管理和监督长途直拔电话、传真机的使用；员工使用直拔长途电话、传真机时应登记。
第三十四条 部门经理负责长途电话管理。需打长途电话的人员先作登记。必须通过IP电话机打出，不得私自调用电话机拨打长途。公司员工在不影响正常工作业务前提下，应厉行节约，减少长途电话通话次数和时间，控制传真的数量。
第三十五条 传真机平时都设自动接收状态，长途传真由总台统一登记后传出。各部门的市话传真如超过10张纸，改用其它联络方式。遇紧迫情况，先登记后传真。
第三十六条 长途全部统一用IP卡或领用相关的分配权限、商务部、客服部每月领用IP卡在200元以内。总台、财务部每月领用IP在100元以内。逢公司特殊会务及重大事项引起话费超标，由部门经理另外申请说明。
第三十七条 总台在每月10日前负责统计出上月电话清单，发放至各部门经理处。列出话费前10门电话，列出各部门不合理的话费。
第三十八条 严禁用公司设备拨打私人长途电话，发私人传真。违反制度者，负担该话机当月电话费的一半。情节严重者，予以开除。

第八章 办公环境管理制度

第三十七条 公司内或办公桌下不得乱放杂物。所有文件柜靠墙摆放。高的文件柜顶部不能堆放杂物。每排办公桌排列整齐，每排的电脑，主机箱，活动柜方向保持一致。不得随意放置。
第三十八条 墙上不得随便张贴字画，通知等印刷品，不得随便涂写、踩脚印。部门公告均贴在白板公告栏中，面向公司的公告夹在前台公告栏内。白板公告栏内书写字迹要整洁公正。总公司及分公司的公告在网上办公系统中发布。
第三十九条 电源线、连接线理顺，穿过办公桌线孔。办公桌面随时保持整洁，每天上班时擦拭，不应有灰尘，一周用光亮清洁剂擦一遍，光亮清洁剂到总台借用。
第四十条 办公桌上摆放的东西有电话机、传真机、电脑、台历、文件栏或文件架。电话机放在办公桌面外延线中间，传真机统一放在部门经理处，台历放在办公桌内侧。
第四十一条 下班或外出时，所有茶杯，笔，当日处理的文件等放入抽届内，椅子推到桌子底下。散乱的文件归放在文件夹内，整齐放入文件栏。文件架内的物品摆放整齐。
第四十二条 如办公桌上摆放装饰性物品：插花，小盆景等，数量限一件，且要摆放整齐，没有美化环境却影响整洁的物品不能摆放。
第四十四条 总台负责监督执行，每周不定期抽查2－3次，填写《环境抽查记录表》，并由部门经理签字，对抽查不合格者，总台将发出《提醒通告》，监督完成整理工作。

第九章 保密制度

第四十五条 公司一切技术秘密文件、资料在传递过程中的各环节，都要有登记、签收手续。因工作必需携带秘密文件、资料外出时，须经过批准，并应有安全措施，防止遗失。
第四十六条 凡涉及公司技术、管理、经营秘密的文件、资料、信息、讲话及内部掌握的秘密事项，一律由专人负责对外公开报道，方式是书面的，不允许使用电子文档，并要详细填写交回时的各种相关情况。
第四十七务 公司员工应认真配合执行公司保密制度，主动接受有关部门和领导的监督、检查。如有违反，视情节轻重予以相应处罚。