1、 文件的编写及命名标准
1、公司的各类文件由办公室组织编写或汇总，文件的制定及批准权限依据下表执行：

职务等级 文件类别 总经理 各职能人员
公司制度
技术文档　　　　 　　*
合同或协议　　　　　 *
记录表格 　　　　　　*
外来文件　　　　　　 *
　表示批准 * 表示制定

2、文件及文件夹的命名按照公司制定的统一的标准,文件经批准后方可由总台按照文件编号原则进行编号,每份文件应有唯一性的编号。
（1） 文件夹命名 标准：
LM- -

文件夹流水号
文件夹类别代码
公司名称代码
（2） 文件命名标 准：
LM－ －
文件版本
文件流水号
文件类别代码
公司名称代码
文件类别代码：公司制度 Z
技术文档 J
合同或协议 H
记录表格 R
流水号：从01至99根据各文件制定的顺序依次编排。
版本改号：初始文件均为V1.0，文件某页第一次修改时为 V1.1， 第二次为 V1.2…依次类推。文件修改次数达到10次时，整套文件改版为V2.0。 表单版本注明于左下侧。
4、 文件的审核
　 　文件得到定期审核， 必要时进行修改并再次得到批准注明修订日期；
书面文件应保持清晰，易于确定和签字。
5、 文件的发行与控制
　　 文件发布前得到批准， 确保文件的适宜性和充分性， 并注明发布日期；
文件经批准后即可发行，文件生效日以文件的批准日为准；
发行前，文件管理人员首先确定需发放文件的数量，除文件原稿以外，在欲发行文件的封页上加盖“受控文件”章。
为确保所有文件使用时，职能人员均能持有有效的文件版本， 公司明确以下文件发放要求：文件使用职能人员在领用文件时， 需在《文件发放记录表》上签字，注明领用时间和领用份数，文件发放人员将每份文件的发放编号同16、 时注明。文件管理职能人员将所有已发放的文件汇总于《受控文件清单》。
6 、 公司不得使用未加盖红色“受控文件”章的复印文件，一经发现由文件管理员收回并销毁。
7、 当文件出现污染、破损或缺页等情况时，文件使用人应向文件管理职能人员申请， 办理更换补新手续。新文件的发放编号沿用原文件的发放编号， 文件管理人员将破损的文件销毁。
8、 文件使用职能人员若将文件丢失， 需向文件管理职能人员提交申请，经总经理批准后，即可依4.4.2规定办理补发。
9、 文件的修改
　　 如果涉及文件修订及变更，新文件下发的同时，文件管理人员根据变更前文件的发行号做好旧文件的回收。如果职能人员将旧版文件丢失欲领用新文件，文件管理人员需在《受控文件清单》上注明，并做好旧版文件的追踪回收工作。
每个项目结束时，各职能人员可依工作实情提出对公司管理制度文件的修订意见，并在报告书中提出评价意见。总经理或办公室主任应对评价意见给予批示。文件的更改一般由文件的原制定职能人员进行，若其他职能人员进行修订时，应与原制定职能人员进行讨论，并征得原制定职能人员同意后方可进行。修订后依据本文件的审核和批准要求进行，内容及时通知文件管理人员，由文件管理员将修订内容填入《文件修订履历表》中。
10. 文件修订变更后， 文件管理人员在文件原稿每页上加盖“作废”章。旧版本文件保存2年。
11、 文件的作废
1、 防止作废文件的非预期使用，若保留，必须对这些文件加以标识。
2、因管理需要、服务项目调整或其它原因变更等状况造成文件不适用时，文件使用职能人员可提出作废申请，经批准后，即可进行文件的报废作业。报废文件编号随之一同报废，不得转为其它文件使用。
3、 公司各层文件需修订及变更被批准后，文件管理人员可将修订内容记录于《文件修订履历表》中。
4、 保证各职能人员能识别文件版本的有效性，文件管理人员每半年向各职能人员下发一次《受控文件清单》，以使各职能人员能自行核对。
5、 文件管理人员在文件修订变更前的原稿旧版文件的每一页上加盖“作废”章。
6、 各使用职能人员在领用新版文件时，交回旧版文件，文件管理人员将回收的文件集中报废。
7、 文件使用职能人员因需要而8、 保留作废文件时，9、 应征得文件管理职能人员的同10、 意方可保留，11、 但文件管理职能人员需在保留文件的封面上在加盖“仅供参考”章。
六、外来文件的管理
1、外来文件采用原有的编号，若无编号时以文件名称和批准日代替，并控制其发放；
2、直接引用的各类外部文件，国家、行业的标准等，经总经理批准后方可使用。
3、办公室负责外部文件版本的有效性，当有新版文件时，应及时更换，以确保文件版本的有效性。
七、文件的管理
1、公司各职能人员未经文件管理职能人员的同意不得私自复印受控文件。
2、所发放的文件应置放于各工作场所，以保证使用人能随时查阅。任何人不得将文件用作私人材料。
3、作废文件的销毁应在文件管理人员的监控下进行。
4、客户或外部相关职能人员需查阅或借阅文件时，需事先征得管理者代表的同意后方可进行。
5、所有文件及资料控制的记录依《质量环境记录控制程序》执行。
八、相关文件与记录1、《文件发放记录表》2、《受控文件清单》
3、《文件修订履历表》 见附件
公 司 文 件 起 名 原 则：例如 我的资料